Contrôle, audit, sinistre : les documents à pouvoir sortir en 5 minutes
Un inspecteur du travail passe sur le chantier.
Un client demande les VGP avant d’autoriser un engin sur son site.
L’assureur réclame l’historique d’entretien après un accident.
Dans ces moments-là, on ne vous demande pas si le matériel est suivi. On vous demande de le prouver, tout de suite. Les documents existent souvent. Ils sont simplement ailleurs : dans un classeur, une boîte mail, une cabine ou le portail d’un organisme de contrôle.
Voici les documents à avoir prêts — et comment s’organiser 👇
Le problème rencontré
Sur le terrain, on retrouve souvent la même situation :
les rapports de VGP sont rangés dans un classeur à l’atelier ;
les attestations d’assurance arrivent par mail et y restent ;
les notices sont dans les cabines, quand elles y sont ;
les autorisations de conduite sont suivies par un autre service ;
les rapports des organismes de contrôle restent sur leur portail.
Les documents existent.
Mais ils ne sont ni au même endroit, ni toujours dans la bonne version.
Le jour où quelqu’un les demande, il faut appeler le bureau, fouiller les mails et retrouver le bon classeur.
Et la demande arrive rarement au bon moment.
Contrôle de l’inspection du travail
L’inspecteur vérifie que le matériel est conforme et que les personnes qui le conduisent y sont autorisées.
Les documents à avoir sous la main :
les rapports de VGP en cours de validité ;
le registre de sécurité ou l’historique des vérifications ;
les autorisations de conduite des opérateurs ;
les notices d’utilisation.
Le point de vigilance : la version. Un rapport de VGP expiré dans la cabine pose autant de problèmes qu’un rapport absent.
Audit client ou accès à un site sensible
Industriels, sites classés, donneurs d’ordre publics : de plus en plus de clients demandent des justificatifs avant d’autoriser un matériel sur leur site.
Les documents souvent demandés :
la VGP à jour ;
la déclaration ou le certificat de conformité CE ;
l’attestation d’assurance ;
les derniers entretiens réalisés ;
selon les sites, des contrôles spécifiques : levage, extincteurs, analyses.
Le point de vigilance : le délai. La demande arrive souvent la veille de l’intervention. Si les documents sont dispersés, c’est l’équipe qui attend à l’entrée du site.
Sinistre ou accident
Après un accident, l’assureur, l’expert ou les enquêteurs reconstituent l’état du matériel au moment des faits.
Les documents à pouvoir fournir :
la carte grise et l’attestation d’assurance ;
le carnet d’entretien complet ;
les dernières vérifications réglementaires ;
l’autorisation de conduite de l’opérateur concerné ;
la notice du constructeur ;
les compteurs (heures ou kilomètres) à date.
Le point de vigilance : l’historique. Il ne suffit pas d’avoir le dernier rapport. Il faut pouvoir montrer que les entretiens et les contrôles ont été faits dans les temps.
Contrôle routier
Pour les poids lourds et les utilitaires, les contrôles sur la route restent fréquents.
Les documents à avoir à bord ou accessibles :
la carte grise ;
l’attestation d’assurance ;
le procès-verbal de contrôle technique ;
selon le véhicule, les documents liés au chronotachygraphe et au limiteur de vitesse.
Ce qui fonctionne sur le terrain
Pour ne plus chercher, quelques règles simples suffisent :
Un document, un seul endroit : chaque document est rattaché au matériel qu’il concerne.
Charger une fois, rattacher autant que nécessaire : une attestation d’assurance couvre souvent des dizaines de matériels.
Classer le rapport dès le retour du contrôle : trois mois plus tard, c’est déjà une recherche.
Rendre les documents accessibles sur le terrain : le chef de chantier doit pouvoir présenter un document sans appeler le bureau.
Suivre les échéances, pas seulement les documents : un document à jour aujourd’hui peut expirer le mois prochain.
Le bon document doit être accessible par la personne qui en a besoin, là où elle se trouve.
En pratique dans sharemat
Dans sharemat, chaque matériel a sa fiche : documents, historique d’entretien et prochaines échéances.
Le module Documents regroupe toutes les pièces du parc. Vous pouvez :
charger une attestation d’assurance une seule fois ;
filtrer les matériels concernés ;
la rattacher en masse à toute la sélection ;
la retrouver depuis chaque fiche, sans doublon.
Sur le terrain, un QR code collé sur le matériel donne accès à sa fiche. En cas de contrôle, on scanne et on montre le document.
Quand une VGP ou un contrôle approche, sharemat prévient les bonnes personnes. Le rapport est rattaché dès son retour et la prochaine échéance est programmée.
Le mot de la fin
Un contrôle, un audit ou un sinistre ne se programment pas.
Le jour où l’on vous demande un document, l’enjeu n’est pas de l’avoir quelque part. C’est de savoir où il est, et de pouvoir le montrer tout de suite.
